Google Workspace (antes conocido como Gsuite), ¿vale la pena?

En el artículo de hoy voy a darte mi opinión sobre si vale la pena usar Google Workspace como correo corporativo o no.

Ya te he explicado en otro post las razones por las que deberías estar usando un correo electrónico corporativo y las diferencias entre tenerlo en Google o con tu propio hosting.

Así que hoy veremos las ventajas y desventajas de tener tu email corporativo con Google Workspace. Es decir, en vez de utilizar un loquesea@gmail.com, usaremos un hola@loquesea.com (o similar) en Gmail, Calendar, Drive, etc.

Ventajas de usar Google Workspace

Mayor profesionalidad

Si ya hablamos en su momento que el tener un correo corporativo te hace parecer más profesional (comparado con un Gmail gratuito), el hecho de comenzar a utilizar Google Meet, Calendar o Drive con tu correo profesional, hará que sumes muchos más puntos en esta «profesionalidad«.

Todo esto si ya eres asiduo de la suite de Google, claro está. En caso contrario, no te vale la pena.

Lo bueno de esto es que mucha gente utiliza un Gmail, por lo que te va a ser más sencillo de invitar a tu calendar o agendar una reunión de Google Meet con Gsuite (perdón, Google Workspace) que con otro tipo de soluciones.

Mayor capacidad de almacenamiento

Si con la versión gratuita de Gmail, Google nos ofrecen hasta 15 Gb de espacio en Google Drive, con Google Workspace tendremos desde 30 GB hasta 5 TB.

La verdad que revisando los precios, vale la pena contratar el plan intermedio (Business Standard) porque por 9,6€ al mes tienes hasta 2 TB por usuario. En cambio, en el plan Business Starter tienes «solo» 30 GB por 4,6€.

Sin duda, la gente de Google ha utilizado de forma perfecta la técnica de pricing de «El bueno, el feo y el malo».

Google es la que envía tus correos

Cuando tenemos un correo corporativo con cualquier hosting, es este el que se encarga de enviar nuestros correos electrónicos salientes. En este caso dependemos de ellos a la hora de enviar nuestros emails.

En cambio, cuando usamos la suite de Google, estamos usando sus servidores para el envío. Y esto es mucho decir.

Es mucho más probable que se deje de funcionar tu hosting a que se caigan todos los servidores de Google y no puedas enviar tus emails (no imposible, claro está).

Además, podemos tener la certeza que otros servidores no trataran nuestros emails como spam (si has seguido una serie de buenas prácticas, por supuesto).

Inconvenientes de utilizar Google Workspace

Sin embargo, no es oro todo lo que reluce. Utilizar Google Workspace tiene una serie de desventajas.

La primera de ellas es económica: no es gratuito. Obviamente, cuando usamos un email profesional con nuestro hosting, es bastante probable que este nos ofrezca una serie de emails de forma gratuita (ilimitados en ocasiones, como Siteground).

Utilizar Google Workspace nos va a costar desde 6,90€ al mes por usuario. Y recalco lo de usuario porque es muy, muy importante.

En caso que estés tu solo y no tengas a nadie en el equipo esto no te va a afectar, pues solo pagarás por tu propio usuario.

En cambio, si tienes un equipo y quieres que cada uno de ellos tenga su propio correo, esto te va a costar casi 7€ por cada uno de ellos. Ejemplo: si tienes 5 personas en el equipo vas a pagar prácticamente 35€ al mes (si contratas el plan más barato).

Uso de alias de correo en Google Workspace en vez de usuarios

Para paliar con el tema de usuarios podemos hacer uso de los alias de correo.

Lo interesante de esto es que los alias de correo electrónico no cuestan nada y puedes crear todos los que necesites. Por ejemplo, si tienes un usuario con un típico hola@loquesea.com, puedes crear un hello@loquesea.com, info@loquesea.com, etc. y asociar todos estos emails al usuario principal.

Eso sí, lo recomendable es que estos alias estén asociados a un usuario en concreto y sea esa persona la que se encargue de usar todos los alias. En caso de tener varias personas en el equipo, es más que recomendable crear un usuario para cada uno de ellos.

Aunque os cueste más dinero, es más sencillo de gestionar y nos evitamos problemas de seguridad al compartir contraseña, usar el mismo usuario, etc.

Conclusiones

Si eres un usuario avanzado de Gmail, ya estás acostumbrado a su bandeja de entrada, usas Google Calendar para gestionar tu tiempo y haces reuniones con Google Meet, debes plantearte la opción de utilizar Google Workspace con tu correo corporativo para llevar tu profesionalidad al siguiente nivel.

En próximos tutoriales te explicaré como crear una cuenta de Google Workspace, validar tu dominio y comenzar a utilizar este servicio.

Si no puedes esperar o prefieres que te ayude personalmente a configurar Gsuite, puedes contratar una consultoría y lo veremos en una videollamada.